Política de Tratamiento de Datos Personales

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Última actualización: 03 de enero de 2024

Principios generales y postulados.

BioCredit Colombia S.A.S. (en adelante “BioCredit”), garantiza la protección de derechos como el habeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo comerciales y laborales, sean éstas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a BioCredit y en la cual ésta actúe como Encargada del Tratamiento o Responsable del Tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Objetivo y descripción

El presente manual pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y tratamiento en genaral de Datos Personales, brindando herramientas que garanticen seguridad y buen tratamiento de la información.

Este manual aplicará a todas las Bases de Datos que contengan datos objeto de tratamiento por parte de BioCredit.

Los datos objeto de protección que son proporcionados por parte del Titular son entregados por él de manera libre y voluntaria. BioCredit realiza todas sus actuaciones respetando la protección de Datos Personales a la luz de los principios establecidos por la ley, a su vez implementará estrategias para su cumplimiento.

Marco legal

Constitución Política, artículo 15.

– Ley 1266 de 2008

– Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
Decreto Reglamentario 886 de 2014
Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011

Alcance

BioCredit Colombia S.A.S., es responsible del tratamiento de datos personales, y en ese sentido, velará por la seguridad y el correcto manejo de la información. Así las cosas, se compromete a dar pleno cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y de la normativa vigente de protección de datos personales, especialmente, aquella establecida en el artículo 3 del presente manual.

En la presente política se describen los lineamientos que se tendrán en cuenta para llevar a cabo la protección de los datos personales de los Titulares de la información (término que se definirá más adelante).

Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Base o Bancos de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Principios Rectores

BioCredit aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento e intercambio, de Datos Personales:

Principio de legalidad: en el uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el Tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.
Principio de libertad: el uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de finalidad: el uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por BioCredit, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo Titular de los Datos Personales.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: en el uso, captura, recolección y Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de BioCredit, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o Dato Personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de BioCredit será de medio.
Principio de seguridad: Los Datos Personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a Tratamiento por BioCredit, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones a menos que medie Autorización para el efecto. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de Bases de Datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Finalidad

La información recolectada por BioCredit tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social y de los servicios que ofrece como sociedad comercial. Además, BioCredit guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre los Titulares, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información sobre los Titulares se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias del objeto de la plataforma, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación e implementación de programas que permitan la mejora constante de la plataforma. Esto incluye, entre otras acciones:

- Brindar información general a los usuarios de la plataforma para mejorar la experiencia de la misma.

- Utilizar los servicios de centrales de información crediticia para verificar la información del Titular.
- Realizar ante las centrales de información crediticia (Datacrédito, Cifin y/o cualquier otra entidad que llegue a manejar bases de datos con los mismos objetivos), las siguientes actividades: consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar toda la información que se refiera al comportamiento crediticio del Titular.
- Conocer el comportamiento financiero y creditico del Titular.
- Validar la identidad del cliente para el ofrecimiento de los servicios relacionados con BioCredit.
- Suministrar información comercial, legal, de servicios, y de cualquier otra índole.
- Utilizar cualquier otro servicio o sistema de información que BioCredit estime conveniente para ofrecerle una mayor seguridad y mejor información a los Titulares.
- Confirmar que los Titulares cumplan con el perfil y las políticas señaladas por las entidades crediticias con la finalidad de que puedan solicitar y acceder a un portafolio de oferta de crédito a través de la plataforma BioCredit.
- Cumplir con los estándares y acuerdos establecidos con las entidades crediticias con el propósito que puedan desarrollar y prestar los servicios de BioCredit.
- Desarrollar el proceso de revisión que realiza BioCredit a los usuarios.
- Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, entre otros, así como detectar operaciones de fraude y cualquier otra operación ilegal.

Datos personales de trabajadores y contratistas

Los trabajadores y contratistas de BioCredit han declarado de manera libre, voluntaria y expresa la autorización sobre el manejo de datos personales recolectados a través de los contratos de trabajo suscritos entre la sociedad y éstos.

Los datos acumulados por BioCredit son considerados necesarios para cumplir con la finalidad de la base de datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, ciudad, dirección física, télefonos de contacto, correos electrónicos, EPS, Fondo de Pensiones y todos aquellos necesarios en un contrato laboral y/o de prestación de servicios.

- Finalidades con las que se recolecta los datos personales de trabajadores y contratistas

BioCredit solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de sus miembros para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el trabajador o contratista expresamente autoriza a BioCredit para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: (i) establecer comunicación entre BioCredit para cualquier propósito relacionado con las finalidades estipulados en los contratos laborales y/o de prestación de servicios, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (ii) para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales; (iv) cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de BioCredit o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley y; (v) las demás establecidas en la Ley.

- Derechos de los trabajadores y contratistas

El trabajador y/o contratista declara libre y voluntariamente conocer los derechos que la normativa y jurisprudencia le conceden como titular de datos personales y que se enuncian a continuación:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los Datos Personales;
Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a mis Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

- Medidas de seguridad sobre Datos Personales de los trabajadores y contratistas

Al Tratamiento de los Datos Personales de los trabajadores y/o contratistas se les aplicará las mismas medidas de seguridad estipuladas en la cláusula 22 de esta Política de Privacidad.

- Reclamos, Quejas y Peticiones

Al Tratamiento de los Datos Personales de los trabajadores y/o contratistas se les aplicará las mismas medidas de seguridad estipuladas en la cláusula 17 de esta Política de Privacidad.

- Otras disposiciones

Las demás cláusulas de esta Política de Privacidad que tengan como finalidad la protección de Datos Personales tendrá aplicación específica a los Titulares, trabajadores y contratistas.

Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Para el tratamiendo de datos sensibles, BioCredit Colombia S.A.S., informará al Titular de los datos lo siguiente:

El Titular no está obligado a dar su autorzación o consentimiento para el uso de datos sensibles.
Se informará qué tipo de datos sensibles serán solicitados. En ese sentido, se informa que para llevar a cabo los servicios de BioCredit, es necesario obtener el reconocimiento facial a

través de una fotografía del Titular. Lo anterior, es considerado dato sensible y, por ende, es aplicable a las presentes reglas.

Se comunicará el Tratamiento y la finalidad que se le dará al dato sensible.

- Tratamiento de datos sensibles

Se podrá hacer uso y Tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

El Titular haya dado su Autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha Autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la Autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

- Autorización del Titular

BioCredit Colombia S.A.S., solicitará autorización de manera que el Titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiendo de sus Datos Personales.

El consentimiento del Titular se obtendrá a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta, es decir, comunicación verbal, escrita, o virtual.

- Casos en que no se requiere la Autorización

La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes

BioCredit Colombia S.A.S. tratará los datos de los niños, niñas y adolescentes de conformidad con sus derechos. Es decir, BioCredit Colombia S.A.S., velará por proteger su carácter especial y sus derechos fundamentales de acuerdo con lo dispuesto por las normas.

Deberes de BioCredit como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

BioCredit, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
Suministrar en todo momento información cierta, fidedigna, suficiente, clara y actualizada respecto de los servicios ofrecidos como sociedad comercial.
Indicar todas las condiciones de disponibilidad, así como el plazo de validez de oferta y de aceptación de los servicios solicitados, su disponibilidad, inclusión de impuestos, costos y gastos que debe asumir el Usuario y toda la demás información relevante para el acceso a los servicios ofrecidos por la socidedad comercial.
Adoptar mecanismos de seguridad apropiados y confiables que garanticen la protección de la información personal del consumidor y de la transacción misma.
Conservar los Datos Personales y la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Disponer en su Plataforma mecanismos para que el Usuario pueda radicar sus peticiones, quejas o reclamos, de tal forma que le quede constancia de la fecha y hora de la radicación.
Tramitar las consultas y reclamos formulados y su posterior seguimiento.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Garantizar que los Titulares puedan contactar por medio de su plataforma a las entidades crediticias respectivas.
Suministrar la información de contacto de las entidades crediticias al Titular.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Llevar a cabo la transferencia de datos personales recolectados a cualquier entidad señalada una vez haya sido solicitada por el Titular mediante escrito.
Todos los demás deberes establecidos en el Capítulo VI del Estatuto del Consumidor.

Prerrogativas y demás derechos de los Titulares de la información

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de Datos Personales, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

- Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus Datos Personales frente a BioCredit, en su condición de Responsable del Tratamiento.
- Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la Autorización otorgada a BioCredit, en su condición de Responsable del Tratamiento.
- A recibir información por parte de BioCredit, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la superintendencia de industria y comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
- Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Registro Nacional de Bases de Datos.

BioCredit se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus Bases o Bancos de Datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. BioCredit procederá, de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus Bases de Datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las Bases de Datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Autorizaciones y consentimiento.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales por parte de BioCredit, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.

- Medio y manifestaciones para otorgar la Autorización.

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos. La Autorización será generada por BioCredit y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus Datos Personales.

- Prueba de la Autorización.

BioCredit utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos

idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Prerrogativas y demás derechos de los Titulares de la información.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de Datos Personales, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus Datos Personales frente a BioCredit, en su condición de Responsable del Tratamiento.
Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la Autorización otorgada a BioCredit, en su condición de Responsable del Tratamiento.
A recibir información por parte de BioCredit, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la superintendencia de industria y comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de BioCredit en relación con el Tratamiento de los Datos Personales.

BioCredit tendrá presente, en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales.

Garantías del Derecho de Acceso.

BioCredit garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos Datos Personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

Consultas.

Los Titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos. En consecuencia, BioCredit garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de Datos Personales, BioCredit garantiza:

Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, medios que deben ser informados en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos, Quejas y Peticiones.

El Titular, sus causahabientes o cualquier otra persona autorizada que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante y que ejercerá la función de protección de Datos Personales al interior de BioCredit.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a personal de BioCredit la rectificación, actualización o supresión de sus Datos Personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por BioCredit señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

Rectificación y actualización de datos.

BioCredit tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: en las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. BioCredit, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. BioCredit, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, medios que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Supresión de datos o derecho al olvido.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a BioCredit la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando ante comunicación por escrito argumente que:

Los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por BioCredit.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Revocatoria de la Autorización.

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BioCredit deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, BioCredit deba dejar de tratar por completo los datos del Titular;
La segunda, puede ocurrir sobre tipos de Tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del Tratamientos que el Responsable, de conformidad con la Autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Seguridad de la información y medidas de seguridad.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, BioCredit adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Utilización y Transferencia de Datos Personales e información personal por parte de BioCredit.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona Titular de Datos Personales pueda tener con BioCredit, la totalidad de su información puede ser Transferida en el territorio nacional o al exterior, con sujeción a los requerimientos legales aplicables. Con la Autorización del Titular se autoriza expresamente a BioCredit para Transferir información personal. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, BioCredit tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación del tercero con BioCredit y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. BioCredit también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir los términos y condiciones de BioCredit; (e) para proteger las operaciones de BioCredit; (f) para proteger los derechos de BioCredit, su privacidad, seguridad o propiedad, o los de terceros; y (g) para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a BioCredit.

Una vez Transferida la información personal a las Entidades Crediticias se entiende que tal información seguirá bajo la Política de Privacidad y los Términos y Condiciones de BioCredit pero estará cobijada bajo lo estipulado en la Ley 1266 de 2008.

Función de protección de Datos Personales al interior de BioCredit

BioCredit, en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales. El área de operaciones queda designada como la que recibirá, procesará y tramitará las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre

protección de Datos Personales. En el evento en que alguien considere que BioCredit dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a: contacto@bio.credit.

Vigencia

La presente política rige a partir del 01 de junio de 2017. BioCredit se reserva el derecho a modificarla, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las Bases de Datos administradas por BioCredit se mantendrán por el término en el cual el Titular utilice la aplicación, Plataforma y sitio web de forma activa, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su Titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de BioCredit o una obligación contenida en un contrato entre BioCredit y el Titular.